Gestión de proyectos
Procesos y procedimientos sólidos garantizan un ciclo de desarrollo fluido y la entrega del trabajo a tiempo.
El equipo de gestión de proyectos está formado según los estándares del PMI. Cada cliente tiene sus propios métodos, y los integramos con los nuestros.
¿Cómo involucramos a nuestros clientes?
La participación del cliente es el primer paso de una sociedad de trabajo exitosa. El enfoque es práctico. Los correos no alcanzan. Si no se puede reunir en persona, buscamos acercarnos lo más posible al cara a cara con llamadas y videollamadas, tan seguido como las agendas lo permitan. Para entender la visión de un cliente, una guía de estilo no basta: hace falta captar la misión de la organización. A veces se puede inferir con investigación en línea, pero lo mejor es escucharla de quienes están directamente involucrados.
Se piden reuniones con el Project Manager (PM) del cliente, o con quien sea responsable del proyecto, y con los stakeholders que el cliente considere necesarios para el proceso creativo. El objetivo de la reunión inicial es definir las expectativas: look and feel, roles, responsabilidades y plazos. Las reuniones siguientes aclaran preguntas, dudas e issues que no se resuelven fácil por correo o chat. Este procedimiento está presente en la producción, tanto hacia adentro como hacia afuera.
El proceso de involucramiento puede durar entre siete y diez días hábiles, según la complejidad del proyecto y la cantidad de stakeholders.
¿Cómo gestionamos los proyectos y aseguramos la calidad?
PASO 1
Cuando llega un pedido y ya contamos con guía de estilo, wireframe y/o storyboard, se convoca una reunión inicial con el PM del cliente y el nuestro (y con los demás stakeholders que el cliente considere clave para el proceso creativo) para: a) hacer las presentaciones; b) aclarar dudas sobre la documentación recibida; c) conseguir la documentación que falte para realizar el proyecto. En esta etapa todo el mundo tiene que estar alineado sobre los requerimientos. Internamente, el Project Manager de Actívica y las direcciones de cada área involucrada se reúnen para definir qué recursos hacen falta. En la fase de planificación, junto con el cliente, se determina lo siguiente:
- Las etapas de diseño y desarrollo.
- La revisión, verificación y validación que corresponde a cada etapa de diseño y desarrollo. Este punto y el anterior generan un cronograma, que puede modificarse si el cliente pide cambios.
- Quiénes son responsables del diseño y del desarrollo, y los puntos de contacto de cada parte. En la planificación también se define qué actividades están dentro y fuera de alcance.
PASO 2
En general, estos pasos pueden hacer falta:
- El análisis de requerimientos debe referirse a las tareas que hay que completar (fechas de inicio y fin, capacitación adicional del personal, etc.).
- La organización de los recursos involucrados y si hace falta subcontratar.
- El análisis de issues o riesgos que puedan aparecer durante el diseño o el desarrollo.
- La identificación de estándares, normas y herramientas que puedan hacer falta.
PASO 3
Todo proyecto empieza con un documento que define con claridad lo siguiente:
- Requerimientos funcionales y de desarrollo.
- Requerimientos legales que puedan aplicar.
- Información sobre diseños anteriores similares al proyecto nuevo.
- Tareas dentro y fuera de alcance.
- Cualquier otro requerimiento esencial.
Esta información se revisa con el cliente para asegurar que no haya:
- Ambigüedades ni contradicciones.
- Información inconsistente, impracticable o inaplicable.
- Requerimientos que no se pueden validar.
- Requerimientos supuestos o no establecidos.
- Descripciones imprecisas sobre el diseño y el desarrollo.
- Decisiones de diseño o desarrollo sin documentación.
PASO 4
Toda la documentación y la producción del proyecto se guarda en el servidor de proyectos de Actívica, que además registra:
- Todas las modificaciones de un proyecto.
- Quiénes son responsables de las modificaciones.
- Cuándo se completaron las modificaciones.
- Una breve descripción asociada.
PASO 5
Antes de cualquier entrega, el producto final pasa por un control de calidad interno riguroso, a cargo de la dirección de arte senior, el Project Manager y los recursos específicos de QA, para asegurar la consistencia con los requerimientos iniciales.
PASO 6
Luego el cliente revisa la entrega. Se incorporan los cambios que hagan falta.
¿Cómo gestionamos los plazos?
Los project managers usan herramientas y metodologías de gestión, como tableros de Trello, diagramas de Gantt y otras, para armar planes de tareas detallados tanto para el cliente como para el proveedor. Así todas las partes tienen claro qué debería estar listo en cada momento, y el avance del proyecto se vuelve previsible.
Los pasos habituales para preparar un diagrama de Gantt son:
Nosotros…
- redactamos el enunciado del alcance del proyecto.
- creamos una estructura de desglose del trabajo (EDT).
- dividimos cada paquete de trabajo en tareas.
- determinamos las dependencias del proyecto.
- determinamos el tiempo total de cada tarea.
- identificamos la disponibilidad de recursos.
- identificamos los hitos importantes.
Cuando las tareas, las interdependencias y los hitos están en el diagrama de Gantt, establecemos reuniones semanales o diarias, según haga falta, para evaluar el avance y compararlo con el punto en el que deberíamos estar. Por la transparencia de este enfoque, cualquier desvío de los plazos originales se hace con el conocimiento y la aprobación previos de todas las partes.